Co je třeba zvážit při určování doby uchovávání osobních údajů?
Jako specialista na osvětlení vám chci říct, že uchovávání osobních údajů je pro společnost mimořádně důležité. Umožňuje společnosti lépe sloužit svým zákazníkům, ctít soukromí lidí a poskytovat lepší služby. Proto by podniky měly být velmi opatrné při stanovování délky uchovávací doby pro osobní údaje. Určení délky uchovávací doby pro osobní údaje by mělo být procesem, který obsahuje tři kroky – identifikaci, analýzu a definici doby uchovávání.
Nejprve musíte identifikovat všechny potenciální zdroje osobních údajů. Tyto zdroje mohou zahrnovat interní údaje, které pochází přímo od vašich zaměstnanců, vnější zdroje, jako jsou údaje od partnerů nebo externích firem a údaje získané z webových stránek. Tyto zdroje by měly být pečlivě mapovány a dokumentovány, aby se předešlo tomu, aby se osobní údaje dostaly do nesprávných rukou nebo byly uloženy delší dobu, než je nutné.
Dalším krokem je analyzovat osobní údaje a stanovit, proč jsou pro společnost uchovávány. Musíte zjistit, zda jsou data nezbytná k splnění zákonných požadavků nebo k splnění konkrétního účelu. Musíte zvážit, zda dané údaje musí být uloženy po dlouhou dobu, nebo jestli budou využity často, aby se minimalizovala délka jejich archivace. Zvažte i bezpečnostní aspekty uchovávání osobních údajů, například bezpečnost dat, úložištěna intranetu nebo infrastruktury pro sdílení dat.
A posledním krokem je definovat dobu uchovávání osobních údajů. Toto pravidlo by mělo být jasně specifikováno, aby bylo zřejmé, co se bude dít s údaji po nastavené době uchovávání. Některé údaje, jako například účetní údaje, se obvykle uchovávají po dobu 5–7 let. Jiné údaje, jako osobní zprávy, by měly být uloženy pouze po dobu nezbytně nutnou pro obsluhu zákazníků.
V souhrnu je důležité identifikovat, analyzovat a definovat dobu uchovávání osobních údajů. Je také nezbytné zajistit, aby byly všechny osobní údaje dostupné pouze pro ty účely, pro které byly uloženy, a aby byly po nastavenou dobu uloženy. Také je důležité monitorovat bezpečnostní protokoly a mechanismy ochrany osobních údajů, aby se snížilo riziko jejich zneužití. Takže pokud jste si všimli, jak důležité je stanovit správnou dobu uchovávání osobních údajů, nyní víte, co je třeba zvážit, abyste to zvládli.